Вместо предисловия:

Программа, и соответственно инструкция, находятся в постоянной доработке. Нет предела совершенству! Поэтому, пожалуйста, при обнаружении неточностей или при необходимости более детального описания какого-то раздела или функции, или при наличии необходимости добавления какого-либо функционала, отсутствующего в системе, сообщайте, постараемся оперативно вносить исправления и дополнения. Мы готовы принять от Вас информацию через раздел меню «Предложения», на WhatsApp +7 902 483 07 00 или по другому, известному Вам каналу.

 

Актуально на 30/06/2019г

Инструкция оператора

Содержание

1.    Начало работы

2.    Главная страница

3.    Выдача

4.    Прием

5.    Где заказ?

6.    Возврат

7.    Курьерский модуль

7.1.Карта

7.1.1.  Согласование доставки

7.1.2.  Назначение курьеров

7.1.3.  Составление маршрута

7.2.Акт приема-передачи

8.    Оформление отправки

9.    Совместные покупки

10.Детализация заказа

 

 

 

1.   Начало работы

Для того, чтобы начать работу в системе, необходимо пройти регистрацию на сайте stellazhi.net  Регистрация необходима для владельцев ПВЗ, администраторов, операторов и курьеров. Вместо логина желательно указывать «ФамилияИО». Допустить сотрудника к работе в ПВЗ может только владелец ПВЗ, для этого владельцу необходимо сообщить номер пользователя. После регистрации номер пользователя отображается в строке: Пользователь №ххххх. Счет не активирован, операции со счетом заблокированы. Активация счета обязательна только для владельца. Сотрудники активируют его по желанию. Сотрудникам ПВЗ лицевой счет может понадобиться для участия в различных мотивирующих программах и для оплаты различных услуг.

к содержанию

 

2.   Главная страница

Основная работа оператора происходит на главной странице. В левом верхнем углу расположено меню перехода мы работы. Поле ввода для поиска заказа, фильтр по отправителям/первозчикам и три спойлера: Проблемы, Журнал, Склад.

Фильтр по отправителям помогает в том случае, если клиент знает о своем заказе совсем мало, но знает отправителя/перевозчика. Введя искомую информацию в поле ввода, и выставив фильтр по конкретному отправителю/перевозчику, поиск будет произведен только среди посылок выбранного отправителя/перевозчика. При наборе новой поисковой строки фильтр сбрасывается.

Для поиска заказа допускается вводить номер заказа, номер отслеживания компании перевозчика, номер можно набрать частично, номер телефона получателя в федеральном формате без 8 или +7. Например: 9024830700 или 4232690700 или фамилию, имя, отчество получателя или только их часть. Например, по запросу «ир» будут найдены все «ирины», «немировы», «радмир», «Владимировичи» и т.п. После нажатия на Enter  или кнопку «Поиск» на экране, результат поиска будет отображен в спойлере Склад.

к содержанию

 

3.   Выдача

Для выдачи заказа необходимо нажать на ссылку в первой колонке «Код», откроется окно детализации заказа. Внизу находится один или два спойлера. Первый история состояния заказа. Второй будет в том случае, если отправителем предоставлен список вложений. Для выдачи некоторых заказов может понадобиться ввод номера паспорта или пинкода. В соответствующей строке будет указаны либо «****», либо серия паспорта. Необходимо нажать на это и откроется поле ввода. Ввести требуемое, и нажать «Сохранить».

Озвучить получателю сумму к оплате. Нажать кнопку «Выдать». Откроется окно, в котором проставлена дата и время выдачи (Текущее, при необходимости можно исправить) и примечания к заказу поясняющие возможные действия над заказом: возможность вскрытия до оплаты, примерки, частичной выдачи и прочее. И, если данные предоставлены, перечислены вложения. Если получатель забирает заказ частично, необходимо выбрать те позиции, которые получатель забирает. Строка с позицией, которую получатель забирает, будет выделена синим цветом. Белые останутся на складе для последующего возврата. Нажать «Далее», перейти к оплате заказа.

Окно оплаты заказа имеет три опции: оплата наличными, оплата через терминал (эквайринг) и оплата(перевод) на карту.

- Оплата наличными.

Для проведения наличного платежа, необходимо ввести сумму, полученную от клиента. Справа будет рассчитана сдача. Если полученной суммы достаточно для оплаты, появится кнопка «Оплатить». Нажать на нее. При полноценно интегрированном фискальном регистраторе будет произведена оплата и распечатан кассовый чек. Если фискальный регистратор или кассовый аппарат автономный необходимо провести оплату на нем. Для инегрированного ФР номер чека проставляется автоматически. Для автономного необходимо вписать номер чека в соответствующую графу. Нажать кнопку «Далее». Откроется окно ввода подписи клиента. Получить подпись клиента. Выдача заказа на этом закончена.

Если клиенту необходимо выдать накладную, в окне детализации есть соответствующая пиктграмма  (открыть накладную), нажав на которую загрузится документ, который необходимо распечатать и дать клиенту на подпись. Если этого требуют правила Вашей организации.    

к содержанию

 

4.   Прием

Для того, чтобы принять заказ на склад необходимо вписать номер полки и просканировать штрихкод заказа. Можно ввести номер заказ в поле ввода штрихкода используя клавиатуру. По окончании ручного ввода необходимо нажать «Enter».  Проделать это со всеми заказами. По окончании нажать кнопку «Принять».

Примечания:

- Если используется сканер штрихкода интегрированный через Ассистента, сканером можно пользоваться без предварительного выставления курсора. Если у вас используется клавиатурный сканер, то для его использования курсор предварительно должен быть установлен в правильное поле ввода. Возможность использования сканера индицируется зеленым штрихкодом в правом верхнем углу экрана.

- Принимать  заказы в одной группе возможно только от одного отправителя.

- При сканировании необрабатываемого штрихкода или при ошибочном ручном вводе будет выведено предупреждение «?????». Такой заказ принят на склад не будет. Необходимо скрыть окно предупреждения и повторить ввод.

- Для приема посылок BoxBerry или PickPoint до начала приема необходимо зарегистрировать реестр. Для этого нажать на кнопку «+Реестр», выбрать контрагента и просканировать или ввести номер реестра. По прошествии некоторого времени (5-15 минут) данные по реестру будут загружены и станет возможным принимать посылки.

- Для завершения приема посылок «ShopLogistics», в том случае, если к Вам посылки доставляет стороння организация, необходимо загрузить отсканированные акты приема передачи. Для этого отсканировать все акты. Нажать «+Реестр», выбрать контрагента «ShopLogistics», отсканировать или ввести номер акта, с помощью кнопки «Обзор» найти соответствующий акт и нажать «Ок». Акт будет загружен на сайт контрагента. После чего произойдет проверка и обновление параметров заказа.

- Прием заказов Совместных покупок – отдельная история. 

к содержанию

 

5.   Где заказ?

 

 

к содержанию

 

6.   Возврат

Выбрать в выпадающем меню название КС (ИМ), чьи отправления предполагается отправлять.

В открывшемся списке отправлений некоторые строки помечены красным цветом. Это отправления к срочному возврату. Т.е. по ним проставлен запрет выдачи или отказ получателя или это возвратная часть от частично выданного заказа.

Такие заказы отправлять на возврат немедленно. По отправлениям в белых строках необходимо созвониться с получателем и согласовать судьбу этого заказа. (Заберет сам, доставить ему курьером, отказ, продлить хранение)

Далее, необходимо собрать возвращаемые заказы со склада, просканировать. Просканированные заказы отмечены синим цветом. Дальнейшие процедуры зависят от конкретного получателя возвратов.

 

BoxBerry

Открыть спойлер «Возврат заказов» и нажать кнопку «Вернуть заказы». Будет запрошена подпись получателя. Курьер, забирающий возвраты, должен расписаться в получении.

В списке «Сформированные возвраты» нажать на пиктограмму с принтером в верхней строке (по только что оформленному возврату). Распечатать два экземпляра акта приема-передачи. Подписать оба акта обеими сторонами. В том случае, если курьер привез свои акты, отметить совпадающие позиции в своих актах и актах ББ. Если в акте ББ присутствуют все позиции, фактически возвращенные, подписать такой акт в двух экземплярах обеими сторонами.

Подшить наши экземпляры нашего акта и акта ББ в папку.

 

TopDelivery

При сканировании заказов сразу складывать их в тару(мешок/коробку). После того как все возвращаемые заказы уложены в тару открыть спойлер «Возврат заказов» и нажать кнопку «Положить в коробку ZBOX ХХХХ». В открывшемся окне поставить галочку «Запечатать…» Внести параметры тарного места: вес и габаритные размеры. Запечатать тару. Написать маркером на таре «TD» и номер ZBOX ХХХХ.

Через некоторое время (от нескольких минут, до нескольких часов) возврат будет обработан на стороне контрагента и перевозке будет присвоен номер, который появится рядом с нашим номером. Пример: ZBOX2105385 – 353785 (где первая часть наш номер, вторая часть номер, присвоенный перевозке контрагентом). После этого необходимо нажать на пиктограмму со штрихкодом и распечатать этикетку перевозки. Наклеить ее на тарное место.

Курьер DPD приезжает за возвратом со своим актом приема-передачи. В акте указан номер перевозки DPD и номер перевозки, присвоенным контрагентом. Убедиться, что номер, указанный на тарном месте, соответствует номеру в акте курьера. Написать маркером на этикетке перевозки номер перевозки DPD.

Перейти в режим Меню-Возврат-TopDelivery просканировать штрихкод на этикетке перевозки. Открыть спойлер «Возврат заказов» и нажать кнопку «Вернуть заказы». Будет запрошена подпись получателя. Курьер, забирающий возвраты, должен расписаться в получении.

ShopLogistic

Возвраты SL должны оформляться отдельными перевозками в соответствии с городом нахождения ПВЗ. Для этого, по каждому заказу, находящемуся в списке возвратов, необходимо открыть детализацию, определить в какой город изначально предполагалась доставка данного заказа и изменить полку, дописав к номеру полки город.

Просканировать заказы только из одного города.

При сканировании заказов сразу складывать их в тару(мешок/коробку). После того как все возвращаемые заказы уложены в тару открыть спойлер «Возврат заказов» и нажать кнопку «Положить в коробку ZBOX ХХХХ». В открывшемся окне поставить галочку «Запечатать…», нажать «Ок». Запечатать тару. Написать маркером на таре «SL» и номер ZBOX ХХХХ. В списке возвратов появится ZBOX с уложенными внутрь посылками. Номера посылок, ФИО получателя написаны красным цветом. В колонке «Полка» в строке ZBOX’а необходимо нажать на номер транзита, разрешив тем самым сформировать перевозку на стороне контрагента.

Через некоторое время (от нескольких минут, до нескольких часов) возврат будет обработан на стороне контрагента. Если перевозка сформирована правильно, все строки будут написаны синим цветом. Если в списке присутствуют строки, написанные красным шрифтом, значит формирование перевозки не удалось. Необходимо выяснить, что не так с красными посылками. Они отсутствуют в перевозке в ЛК контрагента. Это может быть из-за того, что посылка не готова к возврату или не числится в городе. (Например, возврат собирается во Владивостоке, и мы пытаемся отправить посылку, которая числится в Артеме или Уссурийске). Если перевозка сформирована правильно ей будет присвоен номер, который появится рядом с нашим номером. Пример: ZBOX2105385 – 75785 (где первая часть наш номер, вторая часть номер, присвоенный перевозке контрагентом). После этого необходимо нажать на пиктограмму со штрихкодом и распечатать этикетку перевозки. Наклеить ее на тарное место.

Далее Меню-Клиентский возврат. Найти заявку на перевозку, в которой отправитель ХХХХХХ. Оформить тарное место как клиентский возврат.

Курьер DPD приезжает за возвратом со своим актом приема-передачи. В акте указан номер перевозки DPD и номер перевозки, присвоенным контрагентом. Убедиться, что номер, указанный на тарном месте, соответствует номеру в акте курьера. Написать маркером на этикетке перевозки номер перевозки DPD.

Перевозку необходимо оформить в двух местах.

1 – перевозка находится в разделе Меню-Возврат-DPD вместе с другими отправлениями. Необходимо провести процедуру в этом режиме.

2 – перевозка находится в разделе Меню-Возврат-SL. В этом режиме также необходимо просканировать штрихкод этикетки, открыть спойлер «Возврат заказов» и нажать кнопку «Вернуть заказы». Будет запрошена подпись получателя. Курьер, забирающий возвраты, должен расписаться в получении.

IML

Перед сканированием наших заказов уложить в тару (мешок/коробку) посылки, доставленные нашими курьерами от наших партнеров, предназначенные к возврату. Посылки укладывать только в соответствии с прилагаемым актом.

После этого сканировать наши возвраты и укладывать в тару. После того, как все возвращаемые заказы уложены в тару, открыть спойлер «Возврат заказов» и нажать кнопку «Положить в коробку ZBOX ХХХХ». В открывшемся окне поставить галочку «Запчатать…» Внести параметры тарного места: вес и габаритные размеры. Запечатать тару. Написать маркером на таре «IML» и номер ZBOX ХХХХ.

Оформить отправку через BoxBerry, DPD или другог, доступного вам перевозчика.

Вписать номер перевозки в разделе Меню-Возврат-IML. Номером перевозки является номер отправки перевозчика.

При фактической передаче курьеру возврат провести дважды:

- Перевозка находится в разделе Меню-Возврат-BoxBerry (оформить по правилам возвратов ББ)

- Перевозка находится в разделе Меню-Возврат-IML. Провести возврат вручную. По запросу подписи, поставить свою.

DPD

HERMES

OZON

Другие

 

к содержанию

 

7.   Курьерский модуль

7.1.                 Карта

В режиме карты производится согласование доставок и распределение по курьерам. Эти операции возможно проводить как оператору на компьютере склада, так и на рабочем месте курьера.

Передача заказов курьерам происходит только на компьютере склада.

7.1.1.  Согласование доставки

 


Режим согласования доставки предназначен для предварительного согласования даты доставки с получателем. Если посылки доставляются без предварительного согласования и обзвон получателей осуществляется курьерами непосредственно перед доставкой, отметить опцию «Передать заказы курьеру без согласования» и перейти в режим «Назначение курьеров». При этой опции курьерам можно будет передать несогласованные доставки.

На карте отображены маркеры всех несогласованных доставок актуальных на текущий момент. Включая те доставки, которые были согласованы на более раннюю дату, но, по каким-либо причинам, возвращенные на склад.

При первом входе на страницу, или после некоторых перерисовок экрана счетчик количества записей на странице сбрасывается на минимум и, соответственно на карте отображается только часть маркеров. Необходимо контролировать этот момент.

Для согласования доставки необходимо кликнуть на маркер на карте, откроется окно детализации заказа. Кликнуть на пиктограмму «Позвонить». Позвонить по номеру получателя и согласовать доставку. В том случае, если абонент не отвечает или не доступен – нажать соответствующую кнопку. При успешном дозвоне проставить дату, на которую согласована доставка. При необходимости изменить адрес. Так же указать необходимую дополнительную информацию, которая может понадобиться курьеру. Например: желаемое время доставки, или уточнения по адресу или еще что-нибудь. Данная информация будет напечатана в маршрутном листе. Если получатель отказывается от заказа, нажать кнопку «Отказ» и выбрать причину отказа.

Закончить согласование нажав кнопку «Сохранить».

После согласования маркер пропадет с карты. При успешном согласовании - до согласованной даты. Если абонент не отвечает/не доступен маркер пропадет на 1 час. При следующем созвоне на 2 часа и т.д. но не реже, чем раз в день маркер будет отображен на карте. Если за три дня не удалось созвониться с получателем, в поддержку соответствующего контрагента будет отправлено письмо с просьбой предоставить другой номер телефона. (требуется настройка в режиме менеджера)

к содержанию

 

7.1.2.  Назначение курьеров

Согласованные доставки необходимо передать курьерам. Для этого сначала необходимо закрепить согласованные посылки за курьерами. Перейти на карте в режим «Назначение курьеров» и установить дату. На карте будут отображены все доставки, согласованные на установленную дату. Выбрать курьера (список «Выбрать исполнителя»). Далее кликать на маркеры. Маркер будет закрашиваться белым и на нем будет написан номер курьера. Если необходимо, выбрать другого курьера и таким же образом отметить другие маркеры. После этого каждый курьер может составить себе маршрут движения. Если составить маршрут, то доставки в маршрутном листе будут отсортированы в соответствии с маршрутом.

Далее вернуться с карты в курьерский модули и передать заказы. Передача заказов возможна только на компьютере склада.

к содержанию

7.1.3.  Составление маршрута

В режиме составления маршрута необходимо выбрать дату доставки и курьера. На карте будут отображены только доставки, назначенные на выбранную дату и предназначенные для выбранного курьера. Необходимо обдумать маршрут движения и нажимать на маркеры, последовательно, согласно предполагаемого маршрута. После того, как все маркеры отмечены, нажать кнопку «Сохранить маршрут»

Далее вернуться с карты в курьерский модули и передать заказы. Передача заказов возможна только на компьютере склада.

к содержанию

7.2.                 Акт приема-передачи

 

к содержанию

 

8.   Оформление отправки

к содержанию

9.   Совместные покупки

 

к содержанию

 

10.       Детализация заказа

 

к содержанию